Mô tả dịch vụ bằng kết quả, phạm vi và bước tiếp theo
Một cách viết mô tả dịch vụ để khách biết mình có phù hợp, sẽ nhận được gì, cần cung cấp gì và trao đổi tiếp ra sao.
Bạn mở lại phần giới thiệu dịch vụ trên trang cá nhân. Dòng “Nhận thiết kế slide chuyên nghiệp theo yêu cầu” vẫn nằm đó, nhưng chưa nói khách sẽ nhận được gì khi công việc kết thúc.
Câu giới thiệu ấy chưa giúp khách biết dịch vụ có phù hợp hay không. Họ phải hỏi thêm bạn nhận phần nào, cần chuẩn bị gì và khi nào xem là hoàn thành. Thay vì thêm lời quảng cáo, hãy viết rõ những điều hai bên có thể kiểm tra.
Bắt đầu từ kết quả khách nhận, không phải danh sách kỹ năng
Kỹ năng nói lên việc bạn làm được. Người đang cân nhắc dịch vụ còn cần biết họ sẽ nhận gì, dùng vào việc gì và dựa vào đâu để biết công việc hoàn thành. Danh sách kỹ năng không trả lời đủ những điều đó.
“Thiết kế slide”, “viết nội dung” hay “tư vấn vận hành” là tên công việc, chưa phải kết quả bàn giao. Hãy xác định sản phẩm khách nhận, tình huống sử dụng và tiêu chí hoàn thành. Với thiết kế slide, kết quả có thể là bản trình bày từ nội dung khách cung cấp, có bố cục thống nhất, kèm tệp chỉnh sửa được và bản trình chiếu.
Phân biệt điều bạn kiểm soát với tác động nằm ngoài dịch vụ. Bạn có thể xác nhận những tệp đã bàn giao và tiêu chí đã kiểm tra. Đừng hứa bộ slide khiến người nghe đồng ý, bài viết đem về khách mới hay buổi tư vấn làm doanh thu tăng. Những kết quả đó phụ thuộc thêm vào cách khách sử dụng và các điều kiện khác.
Bạn có thể phác thảo: “Tôi giúp [nhóm khách] hoàn thành [việc cần làm] bằng cách [phần tôi thực hiện], bàn giao [kết quả cụ thể].” Sau đó viết lại thành câu tự nhiên, dùng những từ khách hiểu thay vì thuật ngữ nghề nghiệp.
Nêu rõ ai phù hợp để khách tự đối chiếu
Đừng xác định người phù hợp chỉ bằng chức danh hay ngành nghề. Hãy nói họ đang gặp tình huống nào và phải có sẵn điều kiện gì để bạn bắt đầu công việc.
Chẳng hạn, “dành cho người đã có nội dung, cần bản trình bày dễ theo dõi để dùng trong cuộc họp” rõ hơn “phục vụ cá nhân và doanh nghiệp”. Khách có thể đối chiếu với tài liệu hiện có. Bạn cũng nhận ra ngay những yêu cầu thực chất là viết nội dung từ đầu.
Nêu cả trường hợp chưa phù hợp, bằng giọng trung tính. Nếu bạn không nhận nghiên cứu thị trường hoặc xây nội dung thuyết trình từ đầu, hãy nói rõ. Khách vẫn có nhu cầu chính đáng, chỉ là nhu cầu đó nằm ngoài công việc bạn nhận.
Nếu chưa biết nên mô tả ai, xem lại yêu cầu từng nhận: khách cần hoàn tất việc gì, đã có tài liệu nào và thường hỏi thêm điều gì? Giữ những đặc điểm ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn làm việc. Đừng tự suy diễn nỗi lo của khách.
Đặt ranh giới phạm vi và tiêu chí bàn giao ngay trong mô tả
Phạm vi là những việc bạn nhận trách nhiệm thực hiện. Hãy ghi phần bao gồm, phần loại trừ, giới hạn góp ý nếu có và tiêu chí nghiệm thu, tức những điều hai bên kiểm tra trước khi xác nhận đã xong. Đừng dùng “theo yêu cầu” thay cho thỏa thuận.
Khách cần biết họ sẽ nhận gì, còn bạn cần biết việc nào được xem là đã hoàn thành.
Ví dụ giả lập
Đầu vào: Giả định cho ví dụ này: khách có bản nội dung gồm 12 slide đã duyệt, màu thương hiệu và hạn trình bày đã xác định. Người thiết kế đang giới thiệu dịch vụ bằng câu “Nhận thiết kế slide chuyên nghiệp”. Giả định hai bên thống nhất một vòng góp ý.
Các bước xử lý: Người thiết kế kiểm tra nội dung nguồn, hỏi về người xem và mục đích trình bày, rồi chốt phạm vi. Sau khi thống nhất cách dàn trang, người thiết kế làm bản nháp để khách xem. Khách tổng hợp góp ý; người thiết kế điều chỉnh bố cục, kiểm tra lại chữ, hình và định dạng trước khi bàn giao.
Đầu ra: Mô tả được viết lại: “Thiết kế lại 12 slide từ nội dung đã duyệt, giữ nguyên thông tin và trình bày thống nhất theo màu thương hiệu. Bàn giao tệp có thể chỉnh sửa và bản PDF; kiểm tra để chữ không tràn khung, hình không vỡ, thứ tự trang đúng nội dung đã chốt. Bao gồm một vòng sửa bố cục. Không bao gồm viết lại nội dung, kiểm chứng số liệu, vẽ minh họa mới hoặc thêm trang.” Số lượng nêu ở đây chỉ là giả định của ví dụ, không phải mức áp dụng chung.
Ví dụ này chỉ minh họa cách xác định điểm kết thúc công việc. Khi khách muốn thêm nội dung hoặc đổi mục tiêu thuyết trình, hai bên cần xem lại phạm vi và thống nhất cách xử lý trước khi làm tiếp.
Ghi đầu vào khách cần chuẩn bị trước khi nhận việc
Mô tả dịch vụ cũng cần nêu phần khách phải chuẩn bị. Hãy xác định tài liệu cần có trước khi bắt đầu, quyết định khách phải xác nhận và khi nào cần góp ý. Nếu thiếu những điều này, hai bên dễ phải chờ nhau.
Với thiết kế slide, hãy đề nghị khách gửi tệp nội dung, nhận diện thương hiệu nếu có, mục đích trình bày, tài liệu hình ảnh được phép dùng và hạn cần hoàn tất. Xác định ai tổng hợp góp ý và ai duyệt bản cuối. Nếu nội dung vẫn thay đổi, cần chốt lại phạm vi trước khi thiết kế.
Phân biệt đầu vào bắt buộc với thông tin có thể bổ sung. Nội dung nguồn là điều kiện cần nếu bạn chỉ nhận dàn trang. Tệp tham khảo phong cách có thể gửi sau. Nói rõ điều này để khách không phải gom mọi thứ rồi mới dám liên hệ.
Dùng bằng chứng có thật thay cho lời tự đánh giá
Các câu “chất lượng cao”, “giàu kinh nghiệm” hay “đúng ý khách” không đủ để kiểm chứng. Thay vào đó, hãy cho thấy phần việc bạn từng thực hiện bằng sản phẩm được phép công khai, hình so sánh trước và sau hoặc tiêu chí bạn đã dùng để kiểm tra bản bàn giao.
Mỗi bằng chứng cần có bối cảnh. Với một bộ slide đã làm, hãy cho biết đầu vào là gì, bạn phụ trách phần nào và đã kiểm tra bản bàn giao ra sao. Nếu làm chung với người khác, chỉ nhận đúng phần việc mình thực hiện. Hình đẹp không thay thế được lời giải thích về vai trò của bạn.
Chỉ dùng sản phẩm và nhận xét của khách khi được phép chia sẻ. Che tên chưa có nghĩa bạn được công bố phần còn lại. Nếu chưa có dự án được phép giới thiệu, hãy tự làm bản minh họa và ghi rõ là bài thực hành, không gán cho khách có thật.
Đừng gắn tác động chưa đo được vào sản phẩm. Nếu chỉ biết bộ slide đã đạt tiêu chí về bố cục và định dạng, hãy nói đúng điều đó.
Kết thúc bằng bước trao đổi cụ thể, rồi tự viết bản của mình
Cuối mô tả, hãy cho khách biết bước liên hệ cụ thể. Thay vì chỉ viết “Liên hệ để biết thêm”, hãy đề nghị họ gửi mục đích sử dụng, tài liệu hiện có, hạn cần bàn giao và điều còn vướng. Sau khi xem, bạn xác nhận phần có thể nhận và hỏi thêm những chỗ cần làm rõ.
Chưa có thông tin thì đừng vội hứa ngày hoàn thành. Nếu yêu cầu vượt phạm vi, nói rõ phần chưa phù hợp để khách biết cần tìm hướng khác.
Ngay bây giờ, lấy giấy hoặc mở ghi chú. Chọn một dịch vụ bạn đang làm và viết sáu dòng: tình huống của khách; việc họ cần hoàn tất; kết quả bạn bàn giao; phần không nhận; đầu vào khách phải gửi; bước liên hệ tiếp theo. Chỗ nào chưa chắc, ghi “cần kiểm tra”, đừng thay bằng lời hứa.
Ghép sáu dòng thành một đoạn mô tả. Đọc lại và kiểm tra: khách có nhận ra mình phù hợp; biết thứ sẽ nhận, phần bị loại trừ và đầu vào cần chuẩn bị; biết phải làm gì tiếp theo không? Nếu còn mơ hồ, sửa ngay trong ghi chú. Chỉ dừng khi bạn có thể dùng đoạn này để giải thích đúng dịch vụ mình thực hiện.